Was ein Stundenverrechnungssatz wirklich kostet – und warum die meisten ihn zu niedrig ansetzen
Ein Kunde fragt nach einem Angebot für eine Badsanierung. Sie rechnen zwei Stunden Montage, zwei Stunden Anfahrt, Material drauf, fertig. Der Preis wirkt fair, der Kunde nickt. Drei Monate später wundern Sie sich, warum trotz voller Auftragsbücher kaum Geld auf dem Konto landet. Genau hier schlägt der Stundenverrechnungssatz zu.
Der Stundenverrechnungssatz ist der Betrag, den Sie pro produktiver Arbeitsstunde in Rechnung stellen müssen, damit am Ende Löhne, Fixkosten und ein Gewinn bezahlt sind. Es ist kein Wunschpreis. Es ist eine Rechengröße. Und in den meisten Betrieben ist sie falsch.
Wichtige Erkenntnisse
- Der Stundenverrechnungssatz deckt Lohn, Lohnnebenkosten, Gemeinkosten und Gewinn ab – nicht nur den Lohn.
- Grundlage sind die produktiven Stunden, nicht die bezahlten: Urlaub, Krankheit und Werkstattzeit fressen regelmäßig 25 bis 35 Prozent der Jahresstunden.
- Zwischen Betrieben derselben Branche liegen die Sätze oft um 40 Prozent auseinander – und niemand redet offen darüber.
- Ein zu niedriger Satz ist gefährlicher als ein zu hoher.
- Der Satz ist eine Momentaufnahme. Er veraltet jedes Jahr neu.
Was im Stundenverrechnungssatz steckt – die vier Blöcke
Die meisten Kalkulationen, die ich gesehen habe, bestehen aus Lohn plus einem Bauchgefühl-Zuschlag. Das ist keine Kalkulation, das ist Raten. Ein belastbarer Satz braucht vier Blöcke, und der vierte wird am häufigsten vergessen.
Block 1: Personalkosten
Nicht der Bruttolohn. Die Lohnkosten. Auf den Bruttolohn kommen Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Beiträge zur Berufsgenossenschaft, vermögenswirksame Leistungen, eventuell betriebliche Altersvorsorge und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. In der Praxis landet man schnell bei einem Faktor zwischen 1,25 und 1,35 auf den Bruttolohn. Bei 3.400 Euro brutto sind das also eher 4.400 bis 4.600 Euro echte Kosten – pro Monat, pro Kopf.
Block 2: Gemeinkosten
Werkstattmiete, Fahrzeuge, Versicherungen, Werkzeuge, Software, Buchhaltung, Fortbildung, Arbeitskleidung, Telefon. Der Klassiker: das erste Fahrzeug wird mitgerechnet, das zweite „läuft ja mit". Läuft nicht mit. Jeder Transporter kostet im Unterhalt, in der Versicherung und in der Abschreibung Geld, auch wenn er an dem Tag steht.
Block 3: Verwaltung und Ausfall
Angebote schreiben, Kundengespräche, Material bestellen, Rechnungen nachhalten, Behördendinge. Diese Stunden werden nicht direkt verkauft und müssen trotzdem über die produktiven Stunden mitverdient werden.
Block 4: Gewinn und Risiko
Hier trennt sich Kalkulation von Wunschdenken. Ein Wagnis- und Gewinnzuschlag ist keine Gier, sondern Rücklage für Gewährleistungsfälle, Nacharbeit, Zahlungsausfälle und die eigene Zukunft. Wer bei null Gewinn rechnet, arbeitet für die Kunden gratis.
Die Stundenverrechnungssatz-Formel, die tatsächlich funktioniert
Die Grundformel ist simpel, die Zutaten sind es nicht:
(Personalkosten + Gemeinkosten + Verwaltungskosten + Gewinnzuschlag) ÷ produktive Stunden = Stundenverrechnungssatz
Der ganze Ärger steckt im Nenner. Rechnen wir es durch, mit runden Zahlen für einen kleinen Handwerksbetrieb mit drei Mitarbeitern.
Beispielrechnung für einen Betrieb mit drei Mitarbeitern
Ein Jahr hat 365 Tage. Ziehen wir Wochenenden, Feiertage und Urlaub ab, bleiben bei einer 40-Stunden-Woche rund 220 mögliche Arbeitstage pro Person. Das sind ungefähr 1.760 Stunden. Soweit die Theorie.
Jetzt die Realität: Krankheit, Fortbildung, Werkzeugpflege, Fahrten zwischen Baustellen, Wartezeiten – hier gehen erfahrungsgemäß 20 bis 30 Prozent weg. Bei drei Mitarbeitern und einem Chef bleiben von rechnerisch knapp 7.000 Jahresstunden real vielleicht 4.200 bis 4.600 verkaufbare Stunden übrig.
Nehmen wir an, alle Kosten – Löhne, Arbeitgeberanteile, Miete, Fahrzeuge, Büro, Versicherungen – summieren sich auf 260.000 Euro im Jahr. Dazu ein Gewinn- und Wagniszuschlag von 12 Prozent, also rund 31.000 Euro. Macht 291.000 Euro.
291.000 geteilt durch 4.400 produktive Stunden ergibt einen Stundenverrechnungssatz von etwa 66 Euro.
Fällt Ihnen etwas auf? Wenn Sie mit 1.760 Stunden pro Kopf gerechnet hätten, kämen Sie auf einen viel niedrigeren Satz. Und genau dieser Fehler frisst die Marge auf.
Warum der Handwerkssatz so unterschiedlich ausfällt
Es gibt keinen einheitlichen Satz. Und wer Ihnen einen nennt, kennt meistens nur seinen eigenen.
Die Streuung zwischen Branchen ist groß. Ein Elektriker mit Spezialausrüstung und Messtechnik hat andere Gemeinkosten als ein Malerbetrieb. Ein SHK-Betrieb mit Notdienstbereitschaft trägt ganz andere Bereitschaftskosten als ein Betrieb, der nur planbare Aufträge fährt. Ein Dachdecker mit Gerüstbau, Hubsteiger und hohen Versicherungsprämien liegt wieder woanders.
Aus meiner Praxis: Ich habe Betriebe gesehen, die mit 48 Euro kalkulierten, und vergleichbare, die bei 82 Euro waren – bei ähnlicher Mannschaftsgröße und ähnlicher Region. Der Unterschied lag fast nie im Lohn. Er lag in der Werkstattmiete, im Fuhrpark und darin, wie ehrlich die nicht verkauften Stunden erfasst wurden.
| Branche | Typische Kostentreiber | Auslastung produktiv |
|---|---|---|
| Maler/Lackierer | Fahrzeuge, Rüstzeiten, Materiallogistik | häufig 70–80 % |
| SHK | Notdienst, Ersatzteillager, Bereitschaft | 60–75 % |
| Elektro | Messtechnik, Normenfortbildung, Doku | 65–78 % |
| Dachdecker | Gerüst, Hubtechnik, Versicherung | 60–72 % |
| Kfz-Betrieb | Diagnosegeräte, Ausstattung, Herstellervorgaben | 70–80 % |
Die produktive Auslastung ist der entscheidende Hebel. Wer hier 10 Prozentpunkte optimistischer rechnet, als er tatsächlich arbeitet, verkauft sich selbst unter Wert – Monat für Monat.
Stundenverrechnungssatz Kfz: der Sonderfall
Im Kfz-Bereich tickt die Rechnung anders. Viele Betriebe arbeiten hier nicht mit einem frei kalkulierten Satz, sondern mit Herstellervorgaben für Garantie- und Kulanzabrechnungen. Diese Vorgaben sind häufig niedriger als das, was ein freier Betrieb für die gleiche Arbeit nehmen würde.
Die Folge: Man verdient an Garantiearbeiten weniger und muss über freie Kundenaufträge und Serviceleistungen querfinanzieren. Ich habe mal einen Kfz-Meister gefragt, wie er das rechnet. Antwort: „Ich nehme den Herstellersatz und schlage bei freien Aufträgen den echten Betriebssatz drauf." Das ist ehrlich – und rechtlich genau der Bereich, in dem man aufpassen muss, dass man es sauber dokumentiert.
Was es mit den DEKRA-Werten und Regionalsätzen auf sich hat
Immer wieder tauchen Tabellen mit durchschnittlichen Verrechnungssätzen nach Bundesland und Branche auf, oft im Zusammenhang mit Schadengutachten im Kfz-Bereich. Diese Werte haben ihre Berechtigung – als Vergleichsgröße bei der Schadenabrechnung und im Streitfall mit Versicherungen. Sie sind aber ausdrücklich kein Kalkulationswerkzeug für Ihren eigenen Betrieb. Ein Durchschnittswert sagt Ihnen nicht, ob Ihre Miete in München oder Ihre Miete im Umland gilt. Ihre Kalkulation müssen Sie selbst machen.
Was diese Übersichten leisten: Sie zeigen das Gefälle. Wer im städtischen Ballungsraum arbeitet, hat andere Kostensätze als im ländlichen Raum. Der Satzunterschied kann durchaus 15 bis 25 Euro pro Stunde betragen, bei vergleichbarer Arbeit.
Fünf Fehler, die ich bei wirklich fast jedem Betrieb sehe
Nicht alle gleichzeitig. Aber mindestens zwei davon sind immer dabei.
- Der Chef arbeitet zum Nulltarif mit. 60 Stunden die Woche, die eigene Verwaltungszeit wird nirgends einkalkuliert.
- Die nicht verkauften Stunden werden geschätzt, statt gezählt.
- Die Werkstattkosten steigen, der Satz wird trotzdem seit drei Jahren nicht angepasst.
- Angebote werden mit dem Materialpreis konkurriert, nicht mit der Arbeitszeit.
- Der Gewinnzuschlag fehlt komplett – oder er liegt bei 3 Prozent, was keine Reserve ist, sondern ein Alibi.
Stundenverrechnungssatz berechnen: der pragmatische Weg in 5 Schritten
Sie brauchen dafür kein teures Tool. Eine Excel-Tabelle reicht. Ich habe jahrelang mit einer gebauten Kalkulation gearbeitet, die auf drei Zahlen beruhte, und sie war ehrlicher als jedes gekaufte Programm.
- Jahresstunden erfassen – alle bezahlten Stunden des gesamten Teams.
- Produktive Stunden schätzen und dann einen Monat lang tatsächlich messen. Der Unterschied wird Sie erschrecken.
- Alle Kosten zusammenzählen, ohne Ausnahme. Auch die kleine Versicherung, auch das Werkzeugabo.
- Gewinn- und Wagniszuschlag draufsetzen. Fangen Sie bei 10 bis 15 Prozent an, wenn Sie bisher null hatten.
- Einmal durchrechnen und gegen Ihre aktuellen Angebote halten. Wenn Sie darunter liegen, liegt das Problem nicht beim Kunden.
Ein Punkt zum Schluss, der oft übersehen wird: Der Satz gehört regelmäßig nachgerechnet. Löhne, Energie, Versicherungen und Mieten bewegen sich. Ein Satz von vor zwei Jahren ist heute eine falsche Zahl, egal wie gut er sich damals angefühlt hat.
Die Zahl, die niemand gerne ausspricht
Der Stundenverrechnungssatz ist unangenehm, weil er Ihnen zeigt, was Ihre Arbeit eigentlich kosten müsste – und wie weit Sie möglicherweise dav
